Proposal / Usul

1.       Pengertian Usul/Proposal

Proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal itu sama sekali tidk dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang tau badan yang mengajukan usul tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menerima usul itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.

2.       Sifat dan Jenis Usul/Proposal

Proposal dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Walaupun barang yang diusulkan itu belum ada, penulis proposal harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis antara lain; penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran.

Sama dengan laporan, proposal masih dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk yaitu proposal formal, semi formal dan non formal .

a.       Proposal Formal

Proposal formal pun harus memenuhi persyaratan tertentu. Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama, yaitu Bagian Pelengkap Pendahuluan, Isi Usul, dan Bagian Pelengkap Penutup.

a.1 Bagian Pelengkap Pedahuluan                                                     

     a.1.1 Surat Pegantar atau Memorandum Pengantar
   Berfungsi sama dengan peyerahan atau surat pengantar                              pada sebuah laporan    

               a.1.2 Sampul dan Halaman Judul

Sampul dan halaman judul sebenarnya berbeda. Namun supaya pembaca dapat mlihat dengan segera apa isi suatu buku atau sebuah dokumenm maka sampul buku atau dokumen itu diberikan pula teks seperti tertera pada halaman judul. Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan yaitu proposal, judul proposal, nomor pengenal kalau ada, yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran.

a.1.3 Ikhtisar atau Abstrak

Menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut.

a.1.4 Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh proposal itu.

a.1.5 Penegasan Permohonan

penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar. Tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang, lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

a.2  Isi Proposal

Memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dillakukan. Masalah-masalah yang akan dikerjakan itu berbeda-beda sifatnya, di samping itu situasinya pun tidak sama bahkan pada pekerjaan-pekerjaan yang dianggap sejenis.

a.2.1      Pembatasan Masalah

Pembatasan pengertian atas masalah yang dihadapi merupakan suatu hal yang pertama-tama harus dilakukan. Dengan batasan yang diberikan pada awal proposal itu, dapat diletakkan landasan pengertian yang sama antara kedua belah pihak. Dalam hal ini penerima usul adalah orang atau badan yang telah menyampaikan penawaran kepada umum sehingga dengan sendirinya sudah mengetahui persoalannya, tetapi dapat juga penerima usul sama sekali belum menyadari adanya persoalan itu.      

        Apabila proposal semata-mata berasal dari inisiatif penulis, maka penulis proposal harus berusaha sungguh-sungguh untuk meyakinkan penerima proposal bahwa benar terdapat masalah yang harus diatasi demi kelangsungan hidup perusahaannya atau badan yang dipimpinnya.

a.2.2      Latar Belakang

Sejarah atau latar belakang masalah yang diuraikan perlu pula dikemukakan. Apa yang terjadi sekarang atau nanti, tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarahnya pada masa lampau.

a.2.3      Luas Lingkup

Membatasi luas lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang-kurangnya dalam dua hal. Pertama penulis  proposal akan dapat melihat dudul persoalannya dengan jelas, sehingga dapat menyampaikan deskripsi yang konkrit dan jelas. Di pihak lain pembatsan luas lingkup ini penting bagi penulis. Bila penulis tidak member batasan maka penerima proposal akan melakukan tuntutan-tuntutan tertentu di kemudian hari.

a.2.4      Metodologi

Kerangka teoritis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau membatasi masalah yang dihadapi. Kerangka teoritis merupakan metode-metode ilmiah yang akan diterapkan dalam pelaksanaan tugas.

a.2.5      Fasilitas

Penulis proposal perlu menggambarkan bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan penerima proposal bahwa tawaran mereka memang benar-benar serius dan mereka pasti sanggup mengerjakannya dengan baik.

a.2.6      Personalia

Penulis proposal harus menyertakan daftar susunan personalia, baik yang bekerja penuh maupun tidak, dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing-masing. Bila perlu daftar personalia ini dilengkapi dengan riwayat hidup, pendidikan dan pekerjaan.

a.2.7      Keuntungan dan Kerugian

Untuk meyakinkan penerima proposal bahwa biaya yang akan dikeluarkan tidak akan sia-sia dengan hasil yang diperoleh. Keuntungan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang lagsung diharapkan.

a.2.8      Lama Waktu

Harus menjelaskan lama waktu pekerjaan akan diselesaikan

a.2.9      Biaya

Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam proposal ini sehingga dapat meyakinkan penerima proposal. Yang lebih diinginkan agar semua pos pembiayaan diberikan perincian tersendiri.

a.2.10    Laporan

Untuk mengikuti tahap pelaksanaan dengan cermat, penulis proposal juga memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya.

a.3  Bagian Pelengkap Penutup

Bagian ini sama dengan laporan dan tulisan formal lain, berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel, dan sebagainya yang dipergunakan dalam proposal.

b.      Proposal Non Formal

Proposal non formal terkadang disampaikan juga dalam bentuk memorandum atau surat. Bentuk yang non formal bukan hanya dipakai sebagai latihan bagi mahsiswa, tetapi dipergunakan juga dalam dunia usaha. Sebuah proposal non formal mengandung:

b.1 Masalah

Penulis harus mengadakan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, menggambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang dihadapi. Serta menunjukkan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan.

b.2 Saran pemecahan

Saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap proposal. Penulis berusaha menampilkan jalan-jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi atau menyelesaikan pekerjaan yang dihadapi.

b.3 Permohonan

Penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus, atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi.

sumber : Gorys Keraf.1994.Komposisi.NTT=Penerbit Nusa Indah